メールのあり方を検証する時期に来た、と思う

みなさまこんばんは。
今週は真夏の戻りのような暑さですね。
いかがお過ごしでしょうか?

僕の記事は、よく「長い」というご指摘を受けます。
毎回論文を書くようなつもりで書いていますので、いきおい長くなりがちです。
僕は、「記事は短ければ短いほどよい」という意見には必ずしも同調しません。
しかし、内容にはご興味ありながら長い記事であるゆえ、読むことを敬遠されている方に対して、今日から「要約」を書くことにしました。
要約を読んでいただき、とても興味を持っていただいた方には「続きを読む」をクリックしていただく、そんなブログを目指すことにしました。
よろしくお願いいたします。

<今日の記事の要約>
・メールが仕事に利用され始めてからわずか20数年しか経っていない。だからメールが本当に仕事に向くものかどうかわからない。
・メールの最大の問題点は、受け手のキャパを量、質とも上回る情報が一方的に冷徹に送り付けられるのと、情報の質が劣化せずに拡散してしまうこと。
・これにより本当に必要で大事な仕事をすることができなくなり、皆、ストレスもたまる。
・受け手が情報を取捨選択し、咀嚼してから転送なり返信するような仕組みを現代科学は挑戦すべきである。
・つまり、メールにロボット機能を持たせるか、メールと人間の間にロボットを介在させる。これによりGDPは2倍になるし、ストレスも減る。
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メールが仕事の道具として普及し始めたのはいつ頃だったか。
正確には思い出せないが、多分1990年代の前半だったと思う。
ということは、メールはまだ高々20年ちょっとの歴史しかないわけだ。

コミュニケーションの手段として、まだ20数年の歴史しかないものなんて、まだまだとても「確立されたもの」なんて言えないだろう。
ツールとしてのメールの使用方法は既に十分理解されているけれど、コミュニケーションの道具としてどう使うべきか、という点についてはまだ全然検討が足りないと思う。
ましてや、教育なんてできていないと思う。

仕事の現場では、マネジャーは仕事の仕方とかコミュニケーションの仕方を指導はしているが、メールのもつ本質的な影響力(よくも悪くも)に鑑みては、一体どこまで考察しているのか。
おそらく、「メールはもはや既存の手段」という基本的立場を誰も疑うことなく、そこから先のことしか考えていないのが実情であろう。

以前、このブログで、そのことにつき若干書いたことがある。
2014-4-27の記事「みなさまはメール文化をどのようにお考えですか」を参照されたい。

そこで今日は、メールはそもそも現代の仕事の道具として適当なのか、といった「そもそも論」を展開してみたい。
現代において仕事上のコミュニケーションの手段はメールよりもSNSがよいのでは?というご意見もいただいた。
実は僕もそれを多いに考えるのであり、近いうちに検討するが、まずはメールそのものを検討してみる。

メールの便利さは今さら言うまでもない。
すなわち、手軽で、正確で、俊敏にあらゆる情報を伝達できることである。
その便利さは既に十分活用できていると思う。

・・・しかし。ビジネスシーンにおいては、それほど飛躍的に向上したものがあるだろうか?
メールが登場したことにより世の中全体の生産性が向上した、と言えるだろうか?
石油の場合は、それが登場したことにより世の中の生産性が桁違いに向上したと言えよう。
でもメールはそんなことはなさそうだ。

メールの登場により局部的に効率が上がったビジネスの部分はもちろんある。
でも、ビジネスの「肝」にはメールはあまり影響していない気がする。
実績からしても。
それどころか、ビジネスパースンはメールのおかげで毎日、昼に夜に休日に、メールの呪縛から解かれず、大変苦労していると言えないか。

では、メールの大きな弊害2点を考えてみよう。

まずは、相手の意思に関係なく、情報とか依頼、指示が一方的に送れてしまうこと。
相手がそれを処理できる力量と余裕があるかどうかはお構いなしに、一方的に送れてしまうのだ。
そうこうしているうちに、あのメール、このメール、と社内外を問わずどんどんやってくる。
そして、それらの量も質も、受けてのキャパを大幅にオーバーする状態が定常化してしまう。
しかも、送り手は受けてが処理することを期待しているし、受け手はそれをできない良心の呵責に苛まれる。

顧客との間、あるいは上司との間には当然何らかの関係は既に構築されている。
でも、オーバーフローするメールの山に対しては、その関係の延長線上で御しきれるものではない。
もう、ほとんど個人のセンスで、溢れるメールの優先順位付けをしなければならない。
いや、そんな高尚なもんじゃなくて、とにかく、やっつけられるものだけやっつけているのが実情だろう。

もう1点は、メールは、全く情報の質を落とすことなく返信、転送、拡散ができること。
このことはメールの最大の特徴の一つであるので、もちろん大きな利点でもある。
でも、このことがビジネス上、大きな影を落としている。

情報というのは本来、人から人へ渡ったら、受けてはその情報を自分なりに咀嚼して自分のものとし、自分なりの意味を持たせた上で返信なり、転送なり拡散をする。
しかもその過程では必要十分な時間と手間をかける。しかもその時間と手間を送り手も周囲も理解している。
これこそが本来の交流というものだ。

例えばFAX。
FAXは電子時代のツールとも言えるが、メールとは一線を画してしている。
FAXはそのまま転送したり拡散すると情報が劣化する。時間も手間もかかる。
まずは受け手がそのFAX情報を咀嚼し自分のものにしてから、返信なり転送なり拡散する。
その意味では旧来のコミュニケーションの域にある手段と言えそうだ。

メールは、こうした従来から重要視されていたコミュニケーションの本髄を全く壊してしまうのである。
それどころか、全く劣化しない情報を、何のコントロールもなしに不特定多数に発散させてしまうのである。
これはウイルスの感染爆発と大して変わらないではないか。

この2点だけ考えても、メールを仕事の道具としてこのまま放置しておいてよいわけはないと思う。

そこで、現代科学が次のことに挑戦すべきと思う。

まずは、メールの受けてが今現在どれほどの質、量のキャパがあるかを送り手がある程度分かる仕組みを作ること。
「そんなばかな」と思われる方も多いかもしれない。
でも僕はこのことは非常に大事だと考える。
受け手の状況を少しも察知せずに手前勝手な情報を冷徹にしかもいくらでも送りつけられる今のメールの機能は異常と言えないか。
もちろん手紙や電話にもそのような問題もなくはなかった。でも問題は局所的であり限定的なのである。つまりマネージャブルなのである。

もう一つの挑戦は、全く劣化せずに無制限にいくらでも拡散できるのではなく、受け手の理解と意思を確認してから、それに応じ情報がモディファイされた後に、返信なり転送するできる仕組みを作ること。
あるいは、FAXのように転送しようとすれば自動的に質が劣化するようにすること。

要は、メールの送受信に送り手、受け手の「人間」の部分を盛り込むこと。
そうすると、その人間同士の有機的に考える中で、その需要に合わせた情報の行き来ができるようになる。
別の言い方をすれば、メールという道具と人間の間にロボットが介在すると言ってもいい。

こうすれば、むしろキャパは増える方向になり、その人が意図することの2倍くらいやれるようになるかもしれない。
それならば、GDPは2倍になるかもしれないし、ストレスも激減という一石二鳥だ。
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ST Rockerさん、こんにちは!!
久しぶりの快晴ですね。
きっと素敵な休日を過ごされていることと思います。

ところでPC,携帯、スマホの普及、考えてみればST Rockerさんの仰るとおり
情報伝達の歴史の中でみればメールってまだほんの最近のことなんですね(^-^;
朝出勤して、まず最初にするのが緊急を要するメールが入ってないか、
メールチェックですね。最優先するもの、後回しにできるものから
読む必要のないものまで優先順位の取捨選択のわずらわしさと
時間の無駄を毎日感じています。
添付ファイルまで開けないと必要性の有無が判断できないものは
本当に困ります。
せめて、送る方が「TO」と「CC」を使い分けてくれると、もう少しわずらわしさが改善されるかなとも思いますが。。。

ポテ子の職場ではアドレスを共有しているものもあって、
そこに入ってくる自分が処理しないといけないメールが開封されて
見落としそうになることもあり、メールには情報が早く一斉に伝えられる
メリットがある一方で弊害への改善策が後回しになっちゃってる感はありますね。。。

ポテ子さん

こんばんは!
ほんとに超久しぶりのよいお天気ですね。
ポテ子さんも、日常の激務からちょっぴり解放されて、よい日曜をお過ごしだったことと思います。
昨日から所用で出かけており、返信遅れ失礼しました。

今回から始めました「要約」はいかがですか?
少しでも役に立てばと思っているんですが、さらに何かよいアイデアがあれば教えてくださいね。

ポテ子さんのおっしゃるように、メールだけでなく、最近のネットやモバイル、さらに各種IT関係の道具はほんとにどれも最近に目まぐるしく起きていることですね。
今回はメールを取り上げましたが、メール自体もすでに”旧式”の手段に考えられている雰囲気もあるくらいですから、メールを根本から検討したりなどのことは、やってる暇もないかもしれませんね。

ポテ子さんの職場ではメールアドレスの共有も含めていくつかの課題があるようですね。
1日の決して少なくない貴重な時間をメールの弊害にお付き合いするようなものですものね。
やはり、根本から見直さなくてはならないと思います。

また、機会あればいろいろ意見交換しましょう。
ではまた明日からお元気でお仕事されてください。
プロフィール

ST Rocker

Author:ST Rocker
ビートルズ解析ブログへようこそ!
つくば-千葉-さいたま の三角形を行き来していますす。
モットー:理系なのに熱く音楽、政治・経済を語る。
酒と冒険と音楽をこの上なく愛し波乱万丈の人生を送るB型です。
ご気楽にコメントください。

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